体験会  〜.work内でテレワークに役立つITツールやしくみについて体験してみよう〜

イベント

2018年10月23日にイベントを実施しました!

今回のイベントはこちら!

「体験会@anyplace.work富士吉田」
〜.work内でテレワークに役立つITツールやしくみについて体験してみよう〜

今回の体験会は、
「テレワークを会社に取り入れるときにどうしたらいいのか」
「具体的なITツールやしくみってどんなものがあるのだろう」
という疑問にお答えするためのコンテンツを3時間に濃縮して実施しました。

ご参加いただいたのは、クラウドファンディング(富士吉田から、働き方の選択肢を提案するコワーキングスペースを)でご支援いただいたフジコン株式会社様です。

フジコン株式会社様は電子部品(端子盤およびその付属品)の製造販売の事業を専門としています。東京に本社を構えており、山梨に事業所があります。今回は、東京と山梨に仕事場があるという視点から、テレワークについてグッと踏み込んだ内容を展開しました。

フジコン株式会社 代表取締役社長の大島右京様にもお越しいただきました!

イベントの詳細についてご紹介します

◆タイムスケジュール

11:00 施設内ご紹介
11:15 セミナー(1)
11:30 セミナー(2)
12:00 休憩
13:00 セミナー(3)
15:00 終了

◆11:00 施設内ご紹介

東京理科大学坂牛研究室のみなさまに設計/建築していただいた、こだわりのあるスペースをご覧いただきました。

暖かい日差しが差し込むよく晴れた時間にご紹介することができました。

◆11:15 セミナー(1)「打刻ロケーションシステム「anyplaceの紹介」

.work施設内で利用している「anyplace」についてご紹介しました。anyplaceはビーコンとスマートフォン(アプリ)を活用して、「位置情報」と「時間」の情報を紐づけて管理できるシステムです。.workではanyplaceを会員登録のためのツールとして使用しています。

*ポイント
・anyplaceを利用するためにはビーコンとスマートフォン(アプリ)が必要
・.workで会員登録の代わりに使用している理由は3つ
1)滞在時間が明確で柔軟な料金体験を提供できる
2)お客様が物理的な会員カードを持つ必要がない
3)携帯やログイン情報を忘れても代わりの端末で再発行した情報を使用すれば、いつもと同じ様に施設を利用することができる

実際にアカウントの取得を一緒におこないました。

◆11:30 セミナー(2) 「働き方の選択を拡げるためのキーワード」

「働き方」と一言でまとめても、その中には多くの要素が含まれています。
セミナー(3)では、働き方の選択を拡げるためには、どのような切り口で考えたらよいのかを伝えました。

*「働き方の選択を拡げる」ポイント
1)働き方の選択を拡げるためには、手間をかけず自動で対応できる仕組みをつくること
2)いつでも必要なときに対応できるように、仕事に必要な情報にアクセスできる環境を用意しておくこと
3)機器やセンサーを組み合わせて、仕事の分担を効率的に考えること

実際の事例を組み合わせてポイントの紹介をしました。

◆12:00 お昼休憩

.workから徒歩1分ほどの距離にある「アーヴェント」さんで昼食をいただきました。ランチタイムはメインの料理にサラダ・ケーキ・ドリンクがついて1300円のセットがあります。

 

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杏はまだもう少し時間がかかりそうです

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緑の外壁が目印です。

 

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創業から人気の辛口カレーはランチのチョイスにも入っています #アーヴェント #ランチ

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しっかりお腹と心を満たしたところで、「体験会」後半のスタートです!

◆13:00 セミナー(3)「一日の流れにITツールを掛け合わせよう!」

セミナー(3)は、一日の業務をテレワークでおこなうと仮定して、業務に働き方の選択を拡げるITツールを掛け合わせた内容です。セミナー会場である.workは、スペースごとに全く表情が異なるため、紹介するツールに合わせて利用シーンを想像し、さまざまな場所でおこないました。

まず、一日の業務の流れを以下に仮定します。

□一日の流れ
出勤→営業→会議→休憩→随時、仕事を進めるためのコミュニケーション

出勤(セミナー場所:受付)

出勤は「anyplace」を活用してみましょう!

ご紹介したのは「打刻ロケーションシステムの「anyplace」」です。anyplaceは発信機であるビーコンに位置情報を紐づけておき、それを受信機であるスマホアプリで受信することにより、「位置」と「時間」の情報を残すことができるシステムです。

.workでは会員登録の方法として利用していますが、法人の目線で考えると「打刻管理」に活用することができます。例えば、今ある打刻端末をanyplaceに置き換えてみます。そうすると、本社や事業所に固定されていた打刻端末がanyplaceのビーコンに変わります。

次に、他にも従業員が働く可能性のある場所を考えてみます。在宅勤務をしている社員の自宅や、社外だとコワーキングスペースも該当するかもしれません。テレワークをする人は、自宅や社外のワークスペースを利用することになるので、基本的に本社には出勤する必要がありません。ですが、現在本社や事業所にしか打刻端末がなく、それで打刻しないと勤怠管理ができないというケースを多く耳にします。

また、テレワークを推奨したはいいものの、目の前で働いていないため「あの人はどこで働いているんだろう」「今は勤務中なのか、休憩中なのか」がブラックボックス化する問題が発生しています。

それを防ぐのがanyplaceです。

働く場所にanyplaceのビーコンを設置することによって、出勤退勤の場所に関する制約が少なくなるため、働く場所の選択を拡げることができます。また、従業員はリアルタイムに「誰が・どこで・いつ」働いているのかを確認することができます。

多様な働き方を実現するためのITツールとして、打刻ロケーションシステムを導入してみてはいかがでしょうか?

営業(セミナー場所:イベントエリア)

営業は「Focus U 顧客管理&Focus U 販売管理」を活用してみましょう!

*Focus U 顧客管理
Focus U 顧客管理とは、販売管理ソフトと連携し社内情報を集約・かんたんに管理することができる、クラウド型の顧客管理システムです(引用:Focus U 顧客管理 公式WEBサイト)。汎用性に高くカスタマイズに適しているので、それぞれの会社に適した「顧客管理システム」を使用することができます。

*Focus U 販売管理
Focus U 販売管理とは、オプションを組み合わせ、プロジェクトごとの採算管理や契約管理・定期請求などの欲しい機能が詰まった、クラウド型の販売管理システムです(引用:Focus U 販売管理 公式WEBサイト)。Focus U 顧客管理と連携することによって、顧客情報に紐づく販売管理の情報をシームレスに管理することができます。

クラウドサービスなので、あらゆる場所から「顧客情報」「販売管理情報」を手にいれることができます。たとえば、営業マンがお客様先から情報にアクセスしてその場でお客様のステータスを切り替えたり、営業をサポートしている内勤スタッフが顧客状況を把握して見積書作成や請求書作成をスムーズにすることができます。

情報の連携がスムーズになるので、営業マンがお客様先から内勤スタッフのいる場所に戻らなくても、仕事を進めることができます。デモ画面をご覧いただきながらご紹介しました。

働く場所の選択を拡げながらも生産性を下げずに、むしろ情報がシームレスに繋がることによって生産性向上に繋がることをお伝えしました。

会議(セミナー場所:ミーティングルーム)

会議は「Zoom」を活用してみましょう!

*Zoomとは
Zoomはパソコンやスマートフォンを使って、セミナーやミーティングをオンラインで開催するために開発されたアプリです(引用:Zoom 公式WEBサイト)。Zoomをはじめるときには、主催者が招待URLを相手に送り、参加者は招待URLをクリックすることによってZoomに参加することができます。お互いのIDや電話番号を事前に交換しておく必要はありません。

テレワークをするときには、複数の場所にいるプロジェクトメンバーがコミュニケーションをとることが難しくなります。そんなときにZoomを活用することによって場所の制約を取り払うことができます。

例えば、会議をしたいと思ったときはZoomを起動することで、まるで目の前に相手がいるように、相手の表情を見ながら会議をすることができます。また、資料や自分のパソコンに映し出されている情報を共有したいときは「画面共有」の機能を使用すれば、相手のパソコンに自分が確認している資料と同じ資料が表示されるので、毎回ファイルをアップロードする必要がありません。

実際にデモンストレーションをしました!

背景画像を選択できるので、自宅から参加するときに便利かもしれませんね。

そのほかクラウドを活用した防犯カメラの紹介や、アクション撮影時に役立つカメラなどのデジタルガジェットを使用した例もご紹介しました。

休憩(セミナー場所:黒板ルーム)

休憩を知らせるためには「anyplace」を活用しましょう!

*anyplaceのおさらい
anyplaceは発信機であるビーコンに位置情報を紐づけておき、それを受信機であるスマホアプリで受信することにより、「位置」と「時間」の情報を残すことができる打刻ロケーションシステムです。

これまでの一般的な働き方は朝会社に行って、夜会社から帰るという一日2回の打刻で成り立っていました。ですが、これからの時代を考えると一日に複数回の打刻が必要なのではないかと考えています。

例えば、子育てで忙しいお母さんや家族の介護でこまめに席を立つ必要がある方は、朝満員電車に揺られて夜自宅に帰る生活を週に5日続けるのが難しくなっています。その一方で社会は少子高齢化と労働人口の現象に悩まされており、いかに活躍してくれる人材の確保をするのかが鍵となってきています。

そこでanyplaceを活用してみましょう。

anyplaceは一日に複数回の打刻を可能とします。そのため、一日の中で複数の働く場所を組み合わせることや、仕事とプライベートの時間を柔軟に組み合わせることが可能です。また、anyplaceを活用すれば勤務時間をまとまって確保しない働き方を選択できるようになります。そうすれば、本当は社会で活躍したいと思っている方が、子育ての合間・介護の合間に仕事をすることができるようになります。

パズルのように「仕事」と「プライベート」を組み合わせて一人にひとつの働き方をITツールで実現してみてはいかがでしょうか?

コミュニケーション(セミナー場所:黒板ルーム)

コミュニケーションは「チャットワーク」を活用しましょう!

*チャットワークとは
チャットワークは業務効率化と会社の成長を目的とした、メール・電話・会議に代わるコミュニケーションツールです(引用:チャットワーク 公式WEBサイト)。チャットワークは社内外で利用することができます。やり取りをするときは「個人チャット」「グループチャット」を使い分けて使用することができるので、同時に複数の案件に対応することができます。

チャットツールを仕事やプライベートで活用されている方が多い今だからこそ、ビジネスにおいてチャットで仕事の速度を高めるためのルールについてセミナーをしました。

決めごとをするときに「誰が」「どのタイミング」で意思決定をするのかなどのルールを決めておくことで対応に迷わないようにする仕組みや、チャットの内容を分かりやすくするために文章の最初に工夫を凝らす方法など、実際の画面をご覧いただきながらレクチャーをさせていただきました。

〜以上が体験会のご紹介です〜

anyplace.work 富士吉田は「働き方の選択を拡げるスペース」としてこれからも活動をしていきます!
興味がある方はいつでもお問い合わせください。

フジコン株式会社の皆さま、お越しいただきましてありがとうございました!
またのお越しをお待ちしております。

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